E-factura, una gran ayuda al hábitat con el ahorro de papel

Según la Dian, entre el 1 de marzo al 28 de noviembre de 2017, se emitieron 536.000 documentos.

Con esta herramienta permite eliminar costos de impresión, envío y distribución de las facturas.
Foto: 123RF


 

La facturación electrónica brinda innumerables beneficios tanto a las empresas como a la sociedad, porque con ella cualquier entidad sin importar su tamaño gana agilidad y optimización de sus procesos.

Según una información de Facture S.A.S, al comenzar a utilizar facturas electrónicas, en lugar de las de papel, se logran ahorros significativos tanto en costos asociados al uso del este producto en sí, como en tiempos de manejo de los documentos y errores.

De acuerdo con esta compañía innovadora, que provee servicios de optimización y digitalización de procesos administrativos para fomentar la colaboración electrónica, esta herramienta permite eliminar costos de impresión, envío y distribución de las facturas.

Del mismo modo minimiza el tiempo empleado en la emisión y entrega de estos documentos, garantiza la seguridad de los mismos, contribuye a la conservación del medioambiente y asegura la disponibilidad de las facturas en la nube.

Además permite a las compañías eliminar la necesidad de utilizar espacio físico para guardar las facturas, acelera el proceso de pago de estas y automatiza procesos al utilizar un mayor número de documentos electrónicos.

También propicia ambientes de colaboración electrónica y ayuda a incrementar la competitividad de las entidades y el país, al mejorar su eficiencia y tiempos de respuesta, advierte el reporte de Facture.

Para el presidente ejecutivo de Certicámara, Héctor José García Santiago, la entrada en vigencia de la facturación electrónica no tiene por qué ser en un dolor de cabeza, pues trae consigo medidas provechosas que ayudan a organizar administrativamente las empresas.

“Con la factura electrónica se evita el uso de papel, tintas de impresión, costos de mensajería o envío y almacenamiento. Sumado a esto, con los altos niveles de seguridad que ofrecen los operadores certificados, las facturas electrónicas son debidamente almacenadas en Data Center con copias de respaldo”, asegura el alto funcionario de esta firma colombiana que es operador tecnológico autorizado ante la Dian.

Añade García Santiago que las facturas estarán protegidas por la firma digital, que garantiza su autenticidad y que fueron emitidas y suscritas por las partes competentes.

Con la factura electrónica se evita el uso de papel, tintas de impresión, costos de mensajería o envío y almacenamiento.

 

Más beneficios:

Según el estudio de la firma Seres, sobre la situación de la factura electrónica en Colombia 2017 y publicado en el presente año, el nuevo sistema responde a la política de ‘cero papel’ que busca disminuir considerablemente la explotación de bosques y selvas para contribuir a la conservación del medio ambiente.

Precisamente, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) estima que la emisión de una factura electrónica cuesta 820 pesos versus una física que vale alrededor de 2.650 pesos dando como resultado una considerable reducción de gastos para este rubro.

Un ejemplo de los beneficios que se obtendrían con la E-factura demuestra que del 1 de marzo al 28 de noviembre de 2017, según la Dian, se emitieron 536 mil facturas, el costo promedio por factura tanto en emisión como recepción en papel fue de 2.650 pesos y de forma electrónica de 820 pesos, por consiguiente, el ahorro de gestión sería de más de 980 millones de pesos anuales, tanto en emisión y recepción.

Así mismo, el estudio realizado por Seres revela que el ahorro medio ambiental es también significativo. Igualmente destaca que la facturación electrónica permite simplificar la operación, disminuir costos, facilitar el acceso a datos y obtener procesos más transparentes y eficientes en el trámite de la información entre el gobierno y las empresas.

Ahorro de papel

Juan Manuel Vera García, presidente de Data Express Latinoamérica, señala que inicialmente los ahorros de papel no van a ser tan significativos, pero a medida que se vaya consolidado esta herramienta, llegará el momento en que se dejará de utilizar este producto. No hay que olvidar que este es también un tema cultural debido al tiempo que se ha venido utilizando este mecanismo de facturación física.

Entre tanto, Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latam, señala que cuando las entidades deciden dejar de facturar físicamente y pasarse al sistema de E-factura, logran reducir a cero el empleo de papel para la emisión de estos documentos.

Agrega, que esto se logra si se cambia del todo el proceso productivo de facturación y no se debe olvidar que ambientalmente el papel cuesta porque se está afectando a la naturaleza al utilizar árboles para elaborar esta materia prima.

Directriz oficial

El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Dirección de Gobierno en línea, viene promoviendo la implementación de oficinas Cero papel, como un proyecto que permita combatir los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales.

El concepto de oficinas Cero Papel o sin papel, se relaciona con la reducción ordenada del uso de este insumo mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

De acuerdo con el MinTIC la puesta en marcha de esta estrategia traerá para el hábitat reducción de emisiones de residuos, disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel como árboles, agua y energía.

 

Descenso de la contaminación

Igualmente, habrá un descenso de la contaminación producida por los productos blanqueadores de papel, como también en el consumo de energía empleada para imprimir y fotocopiar entre otras actividades.

De acuerdo con la directriz emitida por el Gobierno Nacional, el elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas.

Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias.

Balance

La masificación de la factura electrónica sigue en marcha en Colombia. El valor total facturado bajo este régimen ya asciende a 23,6 billones de pesos, según datos de la Dian.

Esta información se obtiene de los documentos presentados por 440 emisores que han enviado cerca de 1,4 millones de facturas electrónicas bajo el modelo del Decreto 2242.

A pesar de que aún queda mucho por hacer hasta llegar a la masificación total del nuevo sistema, la publicación de la resolución 000072 de 2017 y resolución 000010 de 2018 supondrá un gran paso en este sentido, ya que se espera que se incorporen 4.800 nuevos emisores electrónicos en los próximos meses.

Para adaptase lo antes posible a esta nueva situación, lo mejor es apoyarse en el servicio de factura electrónica de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian, que permite la interacción eficiente entre empresas no sólo nacionales sino de cualquier parte del mundo, ofreciendo conectividad, transporte, trazabilidad, visibilidad, integración y seguridad, y que actúa, además, como tercero de confianza.

 

EL TIEMPO.

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