Un ERP facilita el control de inventarios de las PYMES

Un ERP facilita el control de inventarios de las PYMES

El uso de un ERP, ayuda a evitar el robo hormiga y a tener control de los faltantes o desperdicios de producto. Esta herramienta incluye un planificador de necesidad de materiales (MRP) que permite un control integral de las compras de artículos para el abastecimiento de la empresa y de los clientes, por lo que contribuye a generar mayores utilidades.


Generar ganancias es el mayor reto de las empresas, por eso, llevar un control de los movimientos y existencias de la mercadería es una prioridad.

Si dicho proceso no se realiza de manera ordenada y efectiva, la compañía carece de los productos que requiere para la venta, los clientes se molestan y, a corto plazo, se diluye la posibilidad de obtener utilidades.

Tradicionalmente este proceso se ha realizado en hojas de cálculo, las cuales implican un control manual que requiere que varias personas digiten la información en múltiples hojas.

Una solución alternativa al control básico o, incluso, muchas veces empírico de los inventarios es la utilización de sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés).

Al ingresar o registrar en el sistema la información precisa de cada artículo, en tiempo real, proporciona un excelente control de las existencias, movimientos y caducidad de los inventarios a los encargados de área.  De esta manera, a las empresas se les hace más fácil evitar el robo hormiga  y proveer los bienes que se pierden por fecha de expiración o por desabastecimiento.

Control integral. Eurowin Infinity, es un ERP que integra un Planificador de Necesidad de Materiales, el cual permite tener una estimación o proyección apropiado de las compras de producto de acuerdo a la demanda o a los inventarios mínimos o máximos que la empresa desea, sin tener mercadería estancada.

Este MRP analiza “qué hay en inventario, qué han pedido los clientes, qué se les ha solicitado a los proveedores y cuándo lo entregarán, y cuál es el histórico de ventas de un producto.  De esta manera, dicho planificador integrado realiza un informe en el que define cuál bien se debería comprar y cuándo para poder cumplir con los pedidos de ventas de la empresa.  

Esta herramienta permite controlar el inventario por número de series y lotes, en caso de ser necesario.  Las series se usan para dar seguimiento a las garantías de los equipos y las ventas de repuestos, mientras que los lotes sirven para determinar la trazabilidad de los productos alimenticios, químicos o farmacéuticos, los cuales tienen fecha de vencimiento.  En el caso de los lotes, Eurowin Infinity crea automáticamente una lista de los que están próximos a vencer y ofrece la opción de habilitar una alerta para tal fin.

Otra de las ventajas de esta herramienta es que permite controlar los inventarios por distintos métodos de valoración, ya sea por costo promedio del artículo, por costo estándar, o costo de inventario de un artículo por lote y número de serie. 

Adicionalmente, con Eurowin Infinity es posible manejar múltiples almacenes, saber cuántos artículos hay en cada uno de ellos, estipular en cuál ubicación exacta se encuentra y determinar la cantidad de stock respectiva.

Beneficios tangibles.  Como la información que se digita se hace al momento que ocurren las operaciones, automáticamente el sistema actualiza inventarios, costos, asientos contables, etc. Además, al tener mejor control y precisión de los inventarios, la facturación es más rápida y precisa.

Asimismo,  los informes que se generan desde esta herramienta permiten a la junta directiva y a los gerentes tomar decisiones y definir estrategias de manera rápida y puntual.

Tips para la gestión de inventario

1.  Mantener un control de evaluación de inventarios correcto utilizando los siguientes métodos:  PEPS (primero en entrar, primero en salir), promedio ponderado y costo estándar.

2.  Controlar el estado de la entrada de mercancías inmediatamente al recibirlas, y mantener un control especificando cualquier motivo de devolución y cuál es el proveedor a cargo de ese pedido.  Múltiples fallos deberían resultar en un descuento o cambio de proveedor, si son errores graves.

3.  Permitirle acceso a la bodega solamente a algunas personas de forma controlada; esto con el fin de mantener un control sobre el inventario y, en caso de que algo falte, se pueda detectar la situación y corregirla antes de que se repita.

4.  Realizar una revisión del inventario de acuerdo a la rotación o vencimiento de este, al menos, una vez cada dos semanas.  Un bar o un restaurante con mucha clientela deben hacer una revisión diaria.

5. Mantener un control histórico sobre cuáles fechas reflejan mayor o menor demanda para algunos artículos, de tal manera que se pueda prever la necesidad y realizar pedidos que permitan mantener una cantidad adecuada en bodega.

Fuente: El financiero.

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